Kontynuując serię wpisów o metodach pracy biura projektowego IDEO dzisiaj przedstawiamy rekomandacje do kolejnych etapów metody DT – definiowanie problemu i generowanie pomysłów.

1. Motorem pomysłów w IDEO jest burza mózgów. Udana sesja zaczyna się od wyrazistego zdefiniowania problemu, np. „co zrobić, by rowerzyści mogli pić kawę, nie rozlewając jej i nie parząc sobie języków”. Poszukajmy otwartych sformułowań – w  co uczestnicy mogliby wbić zęby, nie ograniczając zakresu możliwych rozwiązań. Unikaj definiowania problemu zbyt szeroko i zbyt wąsko.

2. Budujmy zespoły składające się z ludzi z różnych dyscyplin. Burza mózgów nie jest miejscem na ekspercki snobizm. Uczestnicy mogą nie mieć „odpowiedniego” wykształcenia; powinni za to dysponować tą właśnie wiedzą, która będzie nam potrzebna. Zaprośmy kogoś od produkcji, handlowca, który ma duże doświadczenie z terenu, znajdźmy namiętnego czytelnika książek fantastyczno-naukowych. Prawidłowe zestawienie zespołu to cała sztuka. Uniformizacja nie jest pożądana.

3. Prowadząc sesję burzy mózgów, nie zaczynajmy od krytyki pomysłów ani dyskusji nad nimi. Możemy w ten sposób dość szybko przytłumić energię uczestników. W pomieszczeniach IDEO, w których prowadzone są burze mózgów, wypisane są na ścianach wielkimi literami maksymy w rodzaju: „Dąż do ilości”, „Zachęcaj do szalonych pomysłów”, czy „Prezentuj wizualnie”. Zasady burzy mózgów nadrukowane na ścianie pomagają utrzymać sesję we właściwych torach.

4. Numerujmy pomysły – z dwóch powodów: motywowanie uczestników przed sesją i podczas jej trwania („spróbujmy znaleźć sto pomysłów”) oraz oceniać jej efektywność. Po drugie, umożliwia skakanie od pomysłu do pomysłu bez zagrożenia zgubienia się w tym wszystkim.

5. Używajmy mazaków, arkuszy papieru rozwieszanych na ścianach i rozłożonych na stołach. Burza mózgów jest procesem ściśle grupowym, a zdolność szybkiego zapisywania pomysłów przez osobę prowadzącą sesję jest jednym z najważniejszych czynników integracji grupy. Nie chodzi tu o osobiste notatki, lecz o wizualne eksponowanie pomysłów, by wszyscy mogli widzieć postępy sesji i powracać do tych idei, które zasługują na bliższe rozważenie. Udane sesje burzy mózgów eksponują aspekt wizualny – szkice, wykresy, mapy psychologiczne, modele z patyczków, etc.

6. Przynośmy na sesje rozmaite akcesoria. Materiały umożliwiające sporządzanie prostych modeli przedstawianych pomysłów: klocki, styropian, rurki, taśmę klejącą – wszystko, co mogłoby się przydać. Dziwaczne eksponaty przynoszone na sesję burzy mózgów często pobudzają ludzi do myślenia wykraczającego poza utarte schematy.

7. Najlepsze sformułowania problemów orientują się na zewnątrz, ku konkretnym potrzebom klientów lub udoskonaleniom usługi, nie zaś do wewnątrz, ku celom organizacji. Znajdź coś, czego brakuje w jakimś produkcie, a najpewniej staniesz przed wielkimi możliwościami. Członek zespołu ma czerpać inspirację z rzeczywistości – z faktycznych ludzkich interakcji z produktami, miejscami i ideami. Każdy może uchwycić istotę dobrego wzoru i wprowadzić ją do swojej działalności czy produktu. W prawdziwie dobrym wzorze chodzi o spotkanie z ludźmi.

8. Warto myśleć o produktach w kategoriach czasowników, a nie rzeczowników – na przykład „rozmawianie na odległość”, a nie „telefon”. Zobacz produkty jako czynności – żywe urządzenia zintegrowane z ludzkim życiem. Łatwiej będzie ci wtedy dostrzec w jaki sposób ludzie wykorzystują produkty, usługi, przestrzeń, wszystko, co próbujemy poprawić. Staraj się myśleć w kategoriach czasowników. Nie należy koncentrować się zbytnio na przedmiotach czy wytworach. Tworzysz doświadczenia, toteż skup się na czasownikach, na działaniu. Twoim celem nie jest piękniejszy sklep. Jest nim bardziej wartościowe doświadczenie kupowania. Każdy bez wyjątku produkt czy usługa sprowadza się ostatecznie do pewnego rodzaju ludzkiego doświadczenia. Większość produktów, np. tel. komórkowe, to produkty czasownikowe, poruszające się razem z nami i stwarzające nadzwyczajne możliwości i kłopoty. Art Fry, wynalazca samoprzylepnych karteczek na notatki post-it, wręczał je sekretarkom i współpracownikom i obserwował, jak jego wynalazek zaczyna żyć własnym życiem.

9. Obserwujmy produkty i usługi w ruchu. Można dzięki temu odkryć problemy lub dostrzec możliwości zupełnie niespodziewane. Włączmy w burzę mózgów „burzę ciała” – przedstawiajmy zachowania związane z aktualnym wykorzystaniem produktu i zastanówmy się, jak można by je zmienić. Scenariusze zachowań i ich groteskowe niekiedy przedstawienie skierowują uwagę na wszelkiego rodzaju możliwe ulepszenia.

10. Przyjmijmy punkt widzenia reżysera filmowego. Rozbijmy świat na pojedyncze sceny i zdobądźmy biegłość w obserwowaniu, jak ludzie wykonują najdrobniejsze nawet zadania. Jak tankują paliwo. Puszczają latawca. Niosą rzeczy na plażę.

11. Pracując nad produktem czy usługą, spróbujmy napisać tekst ogłoszenia prasowego, którym chcielibyśmy je zareklamować. Chwyt ten zmusi nas do znalezienia w naszym produkcie jego wyjątkowej wartości handlowej. Zanim rozpoczniemy pracę nad jakimś projektem, sporządźmy listę kontrolną „rzeczy istotnych” – podstawowych warunków, jakie muszą być spełnione, aby nasz produkt czy usługa zostały zaakceptowane przez rynek. Sprawdzajmy od czasu do czasu, czy nie zapomnieliśmy o którymś z tych elementów.

12. W jaki sposób szereg zainspirowanych jednostek staje się znakomitym zespołem? Iskrą bywa często szaleńczy termin albo pozornie nieosiągalny cel. Presja pomaga wykonać zadanie. Ustalmy zatem deadline sesji, prowadźmy ją bez żadnej hierarchii i skrępowań, praca w otwartej przestrzeni, optymalnej dla działań elastycznych, pracy zespołowej i burzy mózgów. Umożliwmy członkom zespołu swobodne poszukiwania. Dobre zespoły zwracają się ku światu zewnętrznemu. Wiedzą, że nie będą mogły znaleźć rozwiązań, jeśli ograniczą się do własnego grona. Zespoły projektowe powinny liczyć od od 3 do 12 osób.

13. Stwórzmy przestrzeń sprzyjającą innowacji. Innowacja wymaga zespołów. Zespoły natomiast wymagają miejsca, w którym mogłyby rozwijać się i rozkwitać. W biurach IDEO przestrzeń sprzyja innowacji. Podstawową ideą jest zwiększenie naturalnej bazy spotkań pomiędzy ludźmi. Przestrzeń powinna wciągać pracowników i zachęcać ich do współpracy, być miejscem, w którym zawiązują się spontaniczne interakcje. Jeżeli chcą się odizolować i popracować nad czymś sami mogą iść do mniejszych pomieszczeń, których też nie powinno zabraknąć. Każdy powinien rozejrzeć się po własnym biurze. Czy pracownicy mają miejsce na improwizowane zebrania? Czy otwartość i prywatność wygodnie się ze sobą komponują?